A Tríade do Tempo

Todo mundo já ouviu alguém dizer que o dia deveria ter mais de vinte e quatro horas. A tese de Christian Barbosa vai na direção contrária: o tempo é o mesmo para todos, e o que muda é o tipo de atividade que preenche cada hora. Por isso ele propõe olhar a rotina como um conjunto de três tipos de tarefa, a chamada tríade.

Pense na Marlene, que trabalha num escritório em Campinas, chega às oito e só percebe às seis da tarde que não tocou no relatório mais importante do mês. Ela não ficou parada. Ficou ocupada com tudo o que apareceu pela frente, e ocupação não é a mesma coisa que resultado.

O livro parte desse incômodo comum, a sensação de correr o dia inteiro e terminar sem ter avançado no que importa, para oferecer um jeito simples de enxergar onde a energia está sendo gasta antes de tentar mudar qualquer coisa. A promessa não é encaixar mais tarefas na agenda, e sim escolher melhor quais delas merecem espaço.

A proposta central divide as tarefas em três dimensões: urgente, importante e circunstancial. O urgente é o que tem prazo curto e cobra resposta imediata, como o cliente furioso ou o boleto que vence hoje. O importante é o que gera resultado a médio e longo prazo, como planejar, estudar, cuidar da saúde e construir relacionamentos. O circunstancial é o que ocupa tempo sem contribuir com nada relevante.

Esse terceiro tipo é a novidade em relação a modelos mais conhecidos, que só separam o urgente do importante. Segundo o livro, boa parte do que chamamos de urgente é, na verdade, circunstancial: interrupções, conversas que escapam do assunto, mensagens que poderiam esperar e pedidos de outras pessoas que não têm a ver com os seus objetivos.

Quem aprende a separar as três categorias ganha um vocabulário para descrever o próprio dia. Em vez de dizer que a semana foi maluca, passa a dizer em qual dimensão ela se perdeu. Só de nomear o problema, a pessoa já fica menos refém dele.

O urgente tem um lado viciante. Resolver uma crise dá uma sensação de utilidade, de herói do dia, e muita gente confunde essa adrenalina com competência. O livro mostra que quem vive só no urgente trabalha em modo de reação, sempre correndo atrás do prejuízo, sem tempo de olhar para o que causou o problema.

Um exemplo é o dono de uma padaria que passa a semana apagando incêndio: falta farinha, o forno quebra, o funcionário falta. Cada crise é real. Mas, se ele nunca para para organizar o estoque e a manutenção, a próxima crise já está encomendada, e o ciclo se repete mês após mês.

Barbosa não manda ignorar o urgente, porque algumas urgências são inevitáveis. O ponto é reduzir a quantidade delas, e isso só acontece quando se investe tempo no que é importante antes que vire problema. Urgência demais costuma ser sinal de planejamento de menos, e o caminho de volta passa por prevenir em vez de remediar.